はじめに
本記事の対象者
- Microsoft365(旧O365)のPower Automate(旧Flow)の使い方の例を知りたい人
- 筆者
本記事の目的
筆者のMicrosoft365(旧O365)のPower Automate(旧Flow)の使い方の備忘一覧を共有
Microsoft365(旧O365)とPower Automateについて
Microsoft365(旧O365)とは、業務効率を向上させるために、Microsoftが提供しているクラウド上統合業務ツール群です。
具体的には SharePoint, Microsoft Stream などいろんなものがあり、自分も業務でいろいろお世話になっています。
個人的なイメージでよく使うツールを説明すると、以下の感じです。
| No | ツール名 | 機能概要 |
|---|---|---|
| 1 | PowerAutomate (旧Flow) | アプリ、ファイル、データ間でワークフローを作成するツール。 作成したワークフローで自動処理をする。 |
| 2 | Forms | アンケートの特化したツール。 フォームを作成し、結果の集計等々を簡易にできる。 |
| 3 | PowerApps | UIをプログラミングなしで作成可能なツール。 |
| 4 | SharePoint | カスタムリストやドキュメントの保存など、チーム内のデータを共有するのに使用。 |
| 5 | outlook | メールを取り扱うツール。 |
| 6 | Teams | プロジェクトやチームを立ち上げて、チャットやSharePointでプロジェクト内のノウハウを蓄積していくツール。 |
上記のMicrosoft365(旧O365)の統合業務ツール群の中で、自分が紹介したいのは、Power Automate(旧Flow)です。
Power Automateは、いろんなコネクタをつなぐことに特化しており、特にOffice製品をつなぐのに非常に便利だと思っています。
筆者のPower Automateの使い方一覧
完全に筆者のPower Automateのフローを作成した際のコツなどを備忘として書いていきます。
作成中のため非活性のリンクもあります。
乞うご期待です！！
Power Automateのトリガー・コネクタ(アクション)の使い方
Power Automateにはトリガーやコネクタ(アクション)という概念があります。
トリガーはフロー(処理)を始める際のキッカケとなるものです。
個人的によく使うのは、SharePointのカスタムリストで新規のアイテム追加したり、定期的にスケジュールを組んで自動で処理するものです。
また、コネクタ(アクション)はトリガー以降の各処理の塊のイメージです。
普段使用しているトリガーやコネクタについて、一覧でまとめておきます。
Power Automateの文字列処理の使い方
Power Automateでは、コネクタの中で関数が用意されており、その中でも文字列の処理を行うことができます。
個人的には、文字を区切って配列にしたり、時間を任意のフォーマットに変換したりと便利だと感じています。
そのため、以下の表に便利だと思ったものについてはまとめていこうと思います。
| No | 名前 | 使い方 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | split | 改行区切りにして、各行ずつ処理を加える前準備 | |
| 2 | addHours | グリニッジ時間から日本時間に調整 | |
| 3 | formatDateTime | タイムスタンプ文字列のフォーマット変更 | |
| 4 | union | 配列の重複する項目削除する |
Power Automateの使い方の例一覧(レベル1)
上記で紹介したトリガーやコネクタで作成したフローの一例をまとめていきます。
個人的に使っていて、いい感じに業務効率が上がっていると思っているものを載せておきます。
| No | 名前 | 備考 |
|---|---|---|
| 1 | PowerAutomateで関係者に不在日の予定をメールで連絡するフロー作成方法 | |
| 2 | Formsの回答者の回答済みフロー | |
| 3 | メールからのカスタムリストへの登録 | |
| 4 | PowerAutomateでOutlookのイベントを期間指定して抽出 | ODataを使用 |
| 5 | PowerAutomate連携のExcelテーブルをOneDrive上に作成(SharePointも同様) | |
| 6 | PowerAutomateでExcelテーブルに行を追加する方法 | |
| 7 | PowerAutomateでExcelテーブルの行を更新する方法 | |
| 8 | PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法 |
Power Automateの使い方の例一覧(レベル２)
レベル１よりも個人的に複雑な処理が組み込まれているなと思ったものをレベル2にしてみました。
あくまでも個人的な感覚で分類したものなので、レベル２に特に意味はないです(笑)
| No | 名前 | 備考 |
|---|---|---|
| 1 | PowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする方法 | Excelテーブルでアンケートの回答有無を管理していることを前提としています。 |
| 2 | PowerAutomateでボタン１つでoutlookのスケジュールに予定を入れる | |
| 3 | ユニークなID採番フロー | |
| 4 | 並列ではない2段階以上のユーザに承認してもらう | |
| 5 | outlookの特定イベントを抽出して、htmlのスケジュール表をチームへ送信 | |
| 6 | 課題一覧のリマインド | |
| 7 | PowerAutomateで新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する | |
| 8 | PowerAutomateで新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する方法【重複登録回避編】 | No7の課題を解決したバージョン |
| 9 | PowerAutomateの重複している連絡先を定期的にクリーニングする方法 | No7,No8で作成してしまった重複する連絡先を定期的に削除するフロー |
| 10 | PowerAutomateの承認フローにリマインダーを付与する方法 | No4にリマインド機能を付与する記事 |
まとめ
Power Automateは本当に業務効率になるツールだと思います。
プログラミングなしで、組めるので、学習コストも低いとは思っています。
ただ細い部分をやるの場合は、少しプログラミングをやったことがある人でないと難しいかもしれませんというのが、個人的な感想です。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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