はじめに
本記事の対象者
- Excelテーブルで管理しているタスクを担当者ごとの表にして、関係者にメールで共有したい人
本記事の目的
- Power AutomateでExcelテーブルで管理しているタスクを担当者ごとの表にしてメールで共有する方法を知る。
PowerAutomateでExcelテーブルの担当者ごとのタスクを表にしてメールする方法
2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。
自分のノウハウのまとめは、以下にあります。
もしよろしければ確認してみてください！！
今回の紹介するフロー
今回は、以下のようにタスクを管理しているExcelテーブルの情報があった場合に、担当者ごとの表にしてメールで飛ばすことができるフローを作成します。
共有するためのメールは以下の感じです。
で、今回作成するフローは以下のものです。
フローの初めの部分は、重複がない担当者の一覧を作成するための処理をしています。
※「別記事の説明範囲」のことを言っています。
重複がない担当者一覧の作成については、以下の記事で説明しているので、参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateの配列(アレイ)の重複削除する方法(Excelテーブルの実践編)
下段の部分が、今回の説明範囲になります。
今回のフローにおける仕様のコメント
ざっくりと、使用を書きます。
- トリガーによりフローを実行
- 重複なしの担当者一覧を作成
- 各担当者のタスクを抽出
- 抽出したタスクをhtmlのテーブルフォーマットにする
- No4の情報をメールに貼り付けて共有
PowerAutomateでExcelテーブルの担当者ごとのタスクを表にしてメールする
フローのコネクタ説明
今回の作成するフローで「別記事の説明範囲」としている部分については、以下の記事を参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateの配列(アレイ)の重複削除する方法(Excelテーブルの実践編)
そのため、前半部分の説明は省きます。
コネクタ1(変数の初期化)：課題一覧テーブルの変数定義
1つ目のコネクタは、「変数の初期化」です。
このコネクタでは、htmlのテーブルフォーマットでタスクの一覧の情報を格納するための変数を定義しました。
定義だけなので、ここはこれだけの説明にします。
コネクタ2(Apply to each)：各担当者タスク表を作成
2つ目のコネクタは、「各担当者タスク表を作成」です。
このコネクタでは、Excelテーブルから各担当者のタスクを抽出して、それをhtmlのテーブルフォーマットに落とし込んでいます。
「以前の手順から出力を選択」については、重複なし担当者一覧の配列を入力しています。
そのため、「動的なコンテンツ」の「現在のアイテム」の内容は、「Aさん」「Bさん」「Cさん」といった情報になります。
後ほど説明する部分もあるので、その際に確認してください！
コネクタ3(表内に存在する行を一覧表示)：任意担当者のタスク抽出
3つ目のコネクタは、「表内に存在する行を一覧表示」です。
このコネクタでは、対象のExcelテーブルから任意の担当者のタスクだけ抽出します。
コネクタ3の設定値については、関係するところのみ表にまとめておきます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | ファイル | /Power%20Automate/テーブルテスト.xlsx |
Excelテーブルのファイルがあるパスを選択します。 |
| 2 | テーブル | 課題管理台帳 | 対象のExcelテーブルの名前を選択します。 |
| 3 | フィルタークエリ |
担当者 eq ‘現在のアイテム’ |
「現在のアイテム」は担当者の名前が入っています。 |
No3の「フィルタークエリ」では、「現在のアイテム」で持っている担当者の名前のものを抽出するように記載しています。
Excelテーブルのフィルタークエリについては、下の記事も参考になりますのでご覧ください。
参考ページ：PowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする方法
今回の「現在のアイテム」でいうと、下の画像のように「Aさん」「Bさん」「Cさん」といった情報になります。
コネクタ4(文字列変数に追加)：同左
4つ目のコネクタは、「文字列変数」です。
このコネクタでは、メールの文章に記載するhtmlのテーブルのヘッダ部分を記載しています。
htmlのテーブルの説明については、以下の記事に説明があるので参考にしてください。
参考記事：PowerAutomate のコネクタ「変数」の使い方
少し、htmlの知識がないと理解が難しいと思いますが、逆にここの部分はおまじないのように覚えてしまってもいいかもしれません。
あと、そのままですが、コネクタ4の設定値を表にします。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | 課題一覧テーブル | コネクタ１の変数名を指定してください。 |
| 2 | 値 | 「現在のアイテム」のタスク表 <table border=”1″> <tr bgcolor =”#999999″> <th valign = “middle” align=”center”>No</th> <th valign = “middle” align=”center”>ステータス</th> <th valign = “middle” align=”center”>タイトル</th> <th valign = “middle” align=”center”>担当者</th> </tr> |
おまじない |
No2は、おまじないだと思ってください。
あと、項目とかは追加しみたりすれば、自分の思い通りになりますので、試行錯誤しみるのをお勧めします！！
コネクタ5(Apply to each)：ボディを追加
5つ目のコネクタは、「Apply to each」と「文字列変数に追加」(具体的なボディを追加)です。
このコネクタでは、コネクタ3で取得した担当者のタスクをhtmlのテーブルフォーマットに落とし込んで文字列変数に追加しています。
ここを作成する手順は、以下の通りです。
- 「文字列変数に追加」を設定
- 「文字列変数に追加」の「値」内でコネクタ3の任意の項目を選択
- 自動的に「文字列変に追加」が「Apply to each」の内部になるように作成
ここもそのままですが、内容を表にまとめておきます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | 課題一覧テーブル | コネクタ１の変数名を指定してください。 |
| 2 | 値 |
<tr> |
おまじない |
結局ここもおまじないみたいに覚えてしまっていいと思います。
コネクタ6(文字列変数に追加)：テーブルの終了タグを追加
6つ目のコネクタは、「文字列変数に追加」です。
このコネクタでは、コネクタ4とコネクタ5で追加した情報のテーブルを完成させるためのタグを文字列変数に追加します。
ここもそのままですが、内容を表にまとめておきます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | 課題一覧テーブル | コネクタ１の変数名を指定してください。 |
| 2 | 値 |
</table> |
おまじない |
コネクタ7(メールの送信(V2))：同左
7つ目のコネクタは、「メールの送信(V2)」です。
このコネクタでは、今まで作ったタスク表の一覧を載せて、共有するメールを送信します。
実行結果
今回のフローを実行すると以下の通りになります。
全て正常に終了していることが分かります。
最終的に送信したメールの内容を確認すると以下の通りになります。
各担当者のタスクで表が完成していて、貼られていることが分かります。
これで完成です！！！
補足情報 今回のフローの想定用途
今回のフローの想定用途は、Excelテーブルで管理しているタスク・課題をチームにメールで共有するときに誰がどれだけ持っているかを明確するときのものになります。
誰がどれだけの個数のタスクを持っているかなども表示できたりするといいかなと思っているので、それも記事にできたらしたいと思います。
あとは、各個人TOで送る場合については、条件を使えばできると思います。
これも記事にできるのであればします。
まとめ
まとめに入ります。
業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はxcelテーブルの担当者ごとのタスクを表にしてメールする方法を説明しました。
今回のフローの想定用途は、Excelテーブルで管理しているタスク・課題をチームにメールで共有するときに誰がどれだけ持っているかを明確するときのものになります。
プロジェクトを進めているときに、タスクを共有する手間も面倒くさかったりするので、こういう表で送れると工数が減って助かりますよね。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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