【業務効率向上】Microsoft365のFormsにある各質問の設定・使い方について

はじめに

本記事の対象者

• Microsoft365のFormsにある各質問の使い方が細かくわからない。

本記事の目的

• Microsoft365のFormsにある各質問の使い方を知る。

Microsoft365のFormsにある各質問の説明

Microsoft365のFormsでは、いろいろなアンケートやクイズのような誰かに意見・回答をもらうのに非常に効率的なツールにです。

基本的なアンケートの取り方については、下の記事を参考にしてみてください！！

参考ページ：【業務効率向上】Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方

今回は、アンケートの中で作る質問の種類の紹介と使い方の説明をします。

Microsoft365のFormsにある質問の種類について

Microsoft365のFormsでは、アンケートを作るためにいろいろな質問を簡単に作成することができます。

質問の種類は、以下の８つになります。

セクションだけは質問とは違いますが、今回の説明の中に含めてしまいます。

具体的にどんなものがあるのかを表にまとめてみました。

文字だけだと分かり難いと思うので、後ほど画像を交えて説明します。

Microsoft365のFormsにある各質問の共通設定の使い方

これから、画像を交えて説明をしていきます。

まずは、Formsの各質問の共通設定の使い方について説明します。

共通設定になっている部分を赤枠で囲ったもの下の画像です。

各項目に数値を振りました。

⑤の中には、各質問特有の設定と共通の設定があり、共通の設定については下のように⑤-1、⑤-2という形で数値を振りました。

各共通項目については、表にまとめてみました。

個人的には④の「必須」は、絶対にこの質問を答えてほしいという時につけるので、結構使います！

⑤-2の「分岐を追加する」については、ある質問を回答したら、関連の質問へ飛ばしたりなどできるので、回答者が効率的に回答するのに非常に便利です。

⑤-2の「分岐を追加する」は別記事で説明したいと思います。

Formsの各質問特有の設定・使い方

次に各質問特有の設定の使い方について説明します。

画像交えて説明してきますね。

Formsの質問種別①：選択肢

①の「選択肢」は、選択肢を複数用意して、回答者にチェックして回答してもらいます。

「オプションを追加」で「テーマ１」「テーマ２」といったような選択を追加することが可能です。

また、「複数回答」の設定があり、これを設定すると複数の選択肢を回答者が選択することができます。

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

今回は、「複数回答」は設定せずにやっています。

また、上の設定で特徴的なのは、選択肢に「その他」が入っていることです。

「その他」は、質問者が想定していなかった選択肢がある場合に回答できるものです。

想定外の答えてほしい時は非常に便利です！！

Formsの質問種別②：テキスト

②の「テキスト」は、自由記述が出来る質問になります。

特有の設定は「長い回答」があります。

これは設定をすると、回答欄が複数行に変更されて、回答者が長い回答することができるようになります。

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

「長い回答」を設定していないので、１行しかないことがわかります。

Formsの質問種別③：評価

③の「評価」は、何かしら評価してもらいたいものに対して、５段階などで選択して回答してもらいます。

特有の設定としては、「レベル」を最大10までにして評価の度合いを調整すること出来ることと、「シンボル」を「星」または「数値」にすることが可能です。

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

回答者の回答の負担が少なくて、個人的によく使う質問項目です！！

Formsの質問種別④：日付

④の「日付」は、日付を選択して回答してもらいます。

フリーテキストで日付を入れてもらうと、回答者によってフォーマットが異なることがありますが、この質問項目を使えば、それを解消できます！

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

上の入力の仕方なので、回答者も回答しやすいです。

Formsの質問種別⑤：ランキング

⑤の「ランキング」は、複数の選択肢の優先順位などを回答してもらいます。

ちょっとわかりにくいと思いますが、上のようにまずは並び替えてもらいたい、選択肢を設定します。

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

上の画像で、「テーマ１」と「テーマ２」が逆になっていることがわかります。

これは、選択肢の位置を変更するために、回答者の画面で選択肢をドラッグアンドドロップすることができます。

すでに決まっている項目に対する優先順位や相対評価をしてもらうには、便利な質問です！

Formsの質問種別⑥：リッカート

⑥の「リッカート」は、複数の項目に対して、同じ軸の質問の選択肢を用意して回答してもらいます。

一つ一つのテーマに同じ質問するのに、個々の質問を作るよりリッカートを利用したほうが、
スペースを多く使うわず回答しやすいので非常に便利です！

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

「非常にわかりやすかった」や「ややわかりやすかった」など、軸のラベルは変更することができるので汎用性も高いです。

Formsの質問種別⑦：Net Promoter Score

⑦の「Net Promoter Score」は、③「評価」と似ていますが、ある事柄について１０段階の評価回答します。

上の設定だと、回答者は以下のように見えるようになります。

顧客の満足度などを調査する時に使用する項目なので、上記のように満足したので、どの程度他の人に勧めたいときなどに使ってください！

Formsの質問種別⑧：セクション

⑧の「セクション」は、質問の種類ではないですが、質問のページを分けるためのものです。

個人的にはあまり使ったことがないので、想定する用途があんまり想像できないのですが、質問の対象を変える時に次のページを作る時に使うのではないかと思っています。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はFormsの各質問の種類について説明しました。

質問の種類としては以下の8つあり、それぞれに特徴があるので、それを把握した上で使っていただければと思います。

今まで自分が受けてきたアンケートなどを振り返ってみて、自分が質問したいものに当てはめると非常に作りやすいと思うので、ぜひ今回の紹介した内容を参考にして作成してみてください！

最後まで読んでいただきありがとうございます。