【業務効率向上】PowerAutomateでExcelテーブルに行を追加する方法

はじめに

本記事の対象者

• クラウド(SharePoint,OneDrive)上にあるExcelテーブルに行を追加する方法がわからない。

本記事の目的

• クラウド(SharePoint,OneDrive)上にあるExcelテーブルに行を追加する方法がわからない。

PowerAutomateのExcelテーブルに行を追加する方法

2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。

自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！

今回の紹介するフロー

今回は、コネクタ「Excel Online」のアクション「表に行を追加」がメインとなります。

下のフローが今回作成するものです。

今回は以前記事にしたPowerAutomateに連携するExcelテーブルに対して行を追加するため、テーブルの作り方は参考にしてください！

参考ページ：PowerAutomate連携のExcelテーブルをOneDrive上に作成(SharePointも同様)

今回のフローにおける仕様のコメント

今回のフローの仕様について、一連の流れを下に書きます。

1. トリガーによって、行に追加する内容を入力した上で、フローを実行開始
2. 表のデータを取得
3. No2で取得したデータを配列に格納して変数を定義
4. No3のデータを用いて行数を抽出・格納して変数を定義
5. ユニークなIDを作るために、現在の行数の値に+1を加算する
6. ExcelテーブルにNo1で入力した内容とNo5の値を行に追加

単純にExcelテーブルに行を追加するだけでいいのであれば、No1とNo5だけでいいです。

No2からNo5までは、ユニークなIDを作るために簡易的に作れないかと思い、なんとなく入れちゃいました。

このユニークIDについては、行を削除してしまうと同じIDが作成されてしまうので、行を削除しない運用であれば使い勝手はいいと思います！

概要図で示すと以下のようなイメージです。

今回紹介する例とは異なりますが、基本的な考え方としては、上の図のようになるので、参考にしてください！！

それでは、細かく説明していきます。

PowerAutomateのExcelテーブルに行を追加する方法の説明

単純にExcelテーブル行の追加だけを確認したい人は、トリガーとコネクタ5だけ参考にしていただければ問題ないです。

では、まずはトリガーから説明していきます。

トリガー(手動でフローをトリガーします)：同左

トリガーは、「手動でフローをトリガーします」です。

このコネクタでは、エクセルテーブルの「項目」「備考」に記入するための内容を入力します。

個人的にこのトリガー以外で入力できるのは、メール受信、Teamsの投稿なども作ることができると思うので、もし時間があればそれも記事にしたいと思います。

コネクタ1(表内に存在する行を一覧表示)：同左

1つ目のコネクタは、「表内に存在する行を一覧表示」です。

このコネクタでは、Excelテーブルのすべての情報を取得します。

以前記事でお伝えしたテーブルを使用するため、以下のものを参考にしてもらえればいいかと思っています。

参考ページ：PowerAutomate連携のExcelテーブルをOneDrive上に作成(SharePointも同様)

今回のコネクタでは、OneDrive上のExcel「テストテーブル」に作成したテーブルである「テーブル1」の情報を取得します。

コネクタ1の設定値については、以下の表にまとめておきます。

項目「テーブル」については、どこで命名しているかわかっていないのですが、デフォルトだと「テーブル1」になっているみたいです。

どこで名前を変えるのかがわかれば、記事を修正しておきます。

コネクタ2(変数を初期化する)：表の行情報を格納する

1つ目のコネクタは、「表の行情報を格納する」です。

このコネクタでは、コネクタ1で取得した行情報をアレイ(配列)に格納します。

コネクタ2の設定値については、以下の表にまとめておきます。

 

コネクタ1のような行情報をアレイ(配列)に入れることによって、１行１行を保持した配列が作成されます。

そのため、Apply to eachなどで１行ごとに処理をしたい場合は、今回のように配列に入れて前準備をするといいです！！

参考にApply to eachの基本的な使い方の記事を載せておきます。

参考ページ：PowerAutomateのアクション「Apply to each」の使い方

コネクタ3(変数を初期化する)：表の行数を格納

1つ目のコネクタは、「表の行数を格納」です。

このコネクタでは、コネクタ2の行数を変数に格納します。

コネクタ3の設定値については、以下の表にまとめておきます。

 

今回は、ユニークなIDを作成するため、行数を取得することにしました。

行情報を格納した配列の格納数を取得するため、下の図のように関数lengthを使用して配列の格納数を取得しました。

コネクタ4(変数の値を増やす)：変数「行数」に１プラス

1つ目のコネクタは、「コネクタ1(変数の値を増やす)：変数「行数」に１プラス」です。

このコネクタでは、コネクタ3の「行数」に値を1加算します。

１行追加する行のユニークIDを作るため、既存の行数に1加算します。

一応、コネクタ4の設定内容を表にします。

 

コネクタ5(表に行を追加)：同左

2つ目のコネクタは、「表に行を追加」です。

このコネクタでは、表に追加する行の情報を設定します。

今まで、用意した値をそのまま設定する形になります。

一旦、表にまとめます。

 

ファイルやテーブルには、行の情報を取得するときと同様の情報を入力しています。

また、No4-6は今まで作成した値を入れてください。

これでフローにおける全ての設定は終わりになります！

実行結果

まず、トリガーで今回２項目(項目、備考)を設定しないといけないので、テストの画面から説明します。

テストの実行を開始すると、以下のような画面が表示されます。

右に「項目」、「備考」を入力する場所があることがわかります。

それらに対して、以下の入力をします。

• 「項目」には、「2つ目のテスト」を入力
• 「備考」には、「備考のテスト」を入力

そして「フローの実行」を押します。

「フローの実行」をした後の今回のフローを実施した結果は以下の通りです。

まずは正常に終了ししていることがわかります。

そして、Excelテーブルの方を確認すると以下のように、ちゃんと行が追加されていることがわかります。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、PowerAutomateでExcelテーブルに行を追加する方法を説明しました。

今回のフローの想定用途は、メンバで管理しているExcelの台帳へ追加案件・課題を追加する時に使えるものです。

個人的には、メール受信やTeamsの投稿をトリガーで挿入することも可能かと考えています。

なので、「自動的に管理している台帳に情報を追加したい！」とかがあれば、参考してもらえればと思っています。

また、今回の参考ページとして、以下のとおりになります。

参考ページ：PowerAutomate連携のExcelテーブルをOneDrive上に作成(SharePointも同様)

Excelテーブルを自動的に更新・追加・削除などできると課題管理などに非常に役立ちますので、是非参考にしてください！！！

最後まで読んでいただきありがとうございます。