【業務効率向上】PowerAutomateで並列ではない2段階以上の承認のフロー作成方法

はじめに

本記事の対象者

Power Automateを使って並列ではない２段階以上の承認するフローを作成したいがやり方がわからない。

本記事の目的

1. Power Automateを使って並列ではない２段階以上の承認するフローの作成方法を知る
2. 無料版のアカウントで作成してみる！

【Power Automate】
２段階以上の承認するフローの作成まで

2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。

自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！

２段階以上の承認するフローの全体像について

Power Automateの２段階以上の承認する際のフローを下に画像で貼ります。

全体フローの各コネクタについて次の章から説明していきます。

２段階以上の承認するフローの各コネクタの設定値について

２段階以上の承認するフローのトリガー

トリガーは、SharePointのリストから新規のアイテムを作成した際のアクションにしたかったのですが、Power Automateの無料版を使っているため、スケジュールになっています。

自分の定番のトリガーは、新着メールやSharePointのカスタムリストのアイテム新規作成です。

定番のトリガー候補については、また別記事であとまとめたいと思います。

２段階以上の承認するフローのコネクタ１：承認者応答(変数を初期化する)

一つ目のコネクタは、承認者の応答を格納する「承認者応答」です。

コネクタ2でも触れますが、Do Untilのコネクタの終了条件のために必要となります。

画像では値が入っていますが、第一承認者のアドレスが入っていればいいです。

２段階以上の承認するフローのコネクタ2：承認者の応答が完了になるまで(Do Until)

2つ目のコネクタは、申請が完了するまで承認をし続けるためのものです。

意味合い的には、最終承認者が「完了」の選択肢を押さない限りは承認が続くという形です。

このDo Until中の設定も見ていきます。

２段階以上の承認するフローのコネクタ2-1：承認を作成

３つ目のコネクタは、承認の作成です。

承認のコネクタの詳細については、「【業務効率向上】Power Automateのコネクタ「承認」の使い方」で説明しています。

各設定値については、表でコメントしていきます。

 

 

上記の表の項目以外にも、設定できるものがあるので、各個人の状況に合わせて入れてください。

２段階以上の承認するフローのコネクタ2-2：承認を待機

4つ目のコネクタは、承認の待機です。

ここでは、コネクタ2-1の「承認の作成」の承認処理を待機させるために設定しています。

ここで承認者の操作があるまで承認の処理が待機する形になります。

２段階以上の承認するフローのコネクタ2-3：承認を応答を格納(Apply each)

5つ目のコネクタは、承認者の承認後に「承認者の応答」をコネクタ１で設定した変数「承認応答」に格納します。

ここでApply eachを使っているのは、1つの承認でも並列で複数人から承認をもらう場合に、複数人の回答をそれぞれ処理するために自動で設定されます。

PowerAutomateで2段階以上の承認のフローを実行してみる

今回作成したPower Automateのフローを実行してみるとどうなるのかをやってみます。

テスト実行を押してみます。

上記のように、承認のフローで止まっている状況になります。

少し待っていると、Power Automate上の承認のリストに上がってきて、ちゃんと動作していることがわかりました！

あとは選択肢で次の承認者のメールアドレスを選択するか「完了」を押せば、フローは正常に動作します。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はPower Automateの並列ではない２段階以上の承認するフローを説明しました。

フローの概要は以下の画像です。

コロナ禍で、承認の電子化をすることが求められているたりするので、今回のフローが役に立つなのであれば幸いです。

また、承認がなかなかもらえないので、自動的にリマインドをしたいという人は、下の記事を参考にお願いいたします。

参考ページ：【業務効率向上】PowerAutomateの承認フローにリマインダーを付与する方法

最後まで読んでいただきありがとうございます。