【業務効率向上】PowerAutomateで新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する(コネクタ「連絡先の作成」の使い方)

はじめに

本記事の対象者

• Power Automateでメールのやり取りをした人を、自動的にoutlookの連絡先に登録したい人

本記事の目的

• Power Automateでメールのやり取りをした人を自動的に登録していく方法を知る。
• コネクタ「連絡先の作成」の使い方を知る。

新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する方法

2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。

自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！

今回の紹介するフロー

今回は、Outlookの「連絡先の作成」がメインのコネクタとなります。

ただ、いつものコネクタ紹介よりは複雑になっています。

下のフローが今回作成するものです。

このフローの注意点は、すでに登録しているユーザも登録されてしまいます。

そのため、登録済みのユーザは登録しないようにするフローは、別途記事にしようかと思います。

今回のフローにおける仕様のコメント

新着メールの差出人の連絡先をoutlookの連絡先に登録するものですが、一連の流れを下に書きます。

1. 1時間ごとにフローを実行
2. フロー実行時に新着100件を取得
3. 所属会社テナントに登録されているユーザ情報を取得
4. outlookの連絡先に差出人の連絡先を登録

Power Automateの新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する
フローのコネクタ説明

まずはトリガーから説明していきます。

トリガー(繰り返し)：同左

トリガーは、「繰り返し」です。

このコネクタでは、どのような頻度でフローを実行するか指定するものです。

今回は、1週間にしていますが、実行したい間隔で設定してください。

個人的には1時間でいいと思います。

コネクタ1(メールの取得(V2))：新着メール100件の取得

1つ目のコネクタは、「メール取得(V2)」です。

このコネクタでは、フローが実行された時点での新着メール100件を取得します。

コネクタ1の設定値については、関係するところのみ表にまとめておきます。

 

No2の「上」は、個々のメールの量によって指定してください。

個人的に仕事上、1時間に100件くらいくるイメージなので、トリガーと合わせて設定してください。

コネクタ2(Apply each)：各メールの処理

2つ目のコネクタは、「Apply each」です。

このコネクタでは、コネクタ1で取得した新着メール100件を１件処理をするためのものです。

下でも書きますが、ユーザ情報を取得するための「ユーザープロフィールの取得(V2)」と連絡先を登録する「連絡先の作成」が入っています。

特段設定みたいなものがあるわけではないので、そのまま次の説明に行きます。

コネクタ2-1(ユーザープロフィールの取得(V2))：同左

3つ目のコネクタは、「ユーザープロフィールの取得(V2)」です。

このコネクタでは、所属会社のテナントに登録されているユーザ情報をメールアドレスを元に取得します。

Microsoft365を導入している会社であれば、Microsoft365を管理しているインフラ部門の人が、会社の人のユーザ情報を裏でもっていると思います。

なので、もし情報がうまく取得できないのであれば、所属会社のMicrosoft365を管理しているインフラ部門の人に聞いてみてください。

そのままですが、コネクタ2-1の設定値を表にします。

 

個人的に仕事上、1時間に100件くらいくるイメージなので、トリガーと合わせて設定してください。

コネクタ2-2(連絡先の作成)：同左

4つ目のコネクタは、「連絡先の作成」です。

このコネクタでは、コネクタ2-1で取得したユーザ情報を元に、outlookの連絡先にプロフィールを入力して登録するものです。

あとは、各項目を選択している際に、「動的なコンテンツ」から情報を選択して設定していくだけです。

メインどころですが、これ以外に説明はないです！(笑)

コネクタ2-2の設定値を表にまとめます。

 

 

実行結果

今回、PowerAutomateの無料版を使っているため、コネクタ「ユーザープロフィールの取得(V2)」に情報がなく、エラーが起きしまったので、実行結果はございません。

すみません！！

ただ、使いようによっては、便利なものなので、ぜひ使ってみてください！！

補足情報　今回のフローの想定用途

今回のフローの想定用途は、使うというよりはこのフローを作成していることで、自動的にやり取りした人の情報がoutlookの連絡先に溜まっていく仕組みになります。

ただ、注意点としては、今回のフローだと同じ人とやり取りをしても、重複して連絡先が登録されてしまうので、重複しないフローはまた別記事でやりたいと思います。

なので、今回はコネクタ「連絡先の作成」の使い方がメインかなと思っています。

もし、コネクタ「ユーザープロフィールの取得(V2)」がどうしても使えない場合は、コネクタ１の差出人のメールアドレスだけでも登録するといいかもしれません。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回は新着メールの差出人をoutlookの連絡先に登録する方法を説明しました。

今回のフローの想定用途は、使うというよりはこのフローを作成していることで、自動的にやり取りした人の情報がoutlookの連絡先に溜まっていく仕組みになります。

やりとしている人のアドレスとか名前とか部署名を登録するの面倒臭いという人には、いいかもしれません！！

最後まで読んでいただきありがとうございます。