【業務効率向上】PowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする方法

はじめに

本記事の対象者

• Power AutomateのExcelテーブルでアンケートの回答を管理しているけど、1つ1つのアドレスを宛先に入れてリマインドするのが面倒臭い
• Excelテーブルのフィルタークエリを用いて、１つの条件を指定して表の情報を抽出したい人

本記事の目的

• Power AutomateのExcelテーブルで管理しているアンケート回答表で無回答者だけ抽出してリマインドのメールを送る。
• アクション「表内に存在する行を一覧表示」のフィルタークエリで１つの条件をつけて、情報を抽出する。

PowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする方法

2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。

自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！

今回の紹介するフロー

下のフローが今回作成するものです。

単純にExcelのテーブルから情報を取得するだけでなく、無回答者の列だけ抽出してリマインドメールを送信するようなフローになります。

今回のフローにおける仕様のコメント

今回のフローの一連の流れを下に書きます。

1. トリガーによりフローを実行
2. Excelテーブルの表の情報で、無回答者の情報を抽出
3. リマインドするためのアドレスを抽出・設定
4. 無回答者に対してリマインドのメールを送信

PowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする
フローのコネクタ説明

まずはトリガーから説明していきます。

トリガー(繰り返し)：同左

トリガーは、「繰り返し」です。

このコネクタでは、どのような頻度でフローを実行するか指定するものです。

今回は、15ヶ月にしていますが、実行したい間隔で設定してください。

その他のトリガーの候補は以下のものが考えられると思います。

• 「手動でフローをトリガーします」でスマホからボタンを押したタイミングで実行
• PowerAppsでボタンを作って、ボタンを押したタイミングで実行

自分でやりやすいようにトリガーは決めてください。

コネクタ1(表内に存在する行を一覧表示)：同左

1つ目のコネクタは、「表内に存在する行を一覧表示」です。

このコネクタでは、Excelテーブル「アドレス帳」から無回答者の行だけ抽出します。

コネクタ1の設定値については、関係するところのみ表にまとめておきます。

 

ちなみに、今回のExcelテーブル「アドレス帳」は以下のような情報になります。

Excelテーブルの作成の方法については以下を記事を参考にしください。

参考ページ：PowerAutomate連携のExcelテーブルをOneDrive上に作成(SharePointも同様)

また、今回のクエリフィルターで抽出しているもののイメージ図を作ってみました。

もし理解の助けになるのであれば幸いです。

コネクタ2(変数の初期化)：リマインド先アドレス

2つ目のコネクタは、「変数の初期化」です。

このコネクタでは、リマインドするための複数のアドレスを入れるための文字列変数を宣言しています。

コネクタ3(Apply to each)：同左

3つ目のコネクタは、「Apply to each」です。

このコネクタでは、コネクタ１でExcelテーブル「アドレス帳」からアンケート無回答者を抽出した中で、アドレスの情報のみを「;(セミコロン)」で結合していきます。

後ほど、メールを送信する際の宛先として利用するためにアドレスを「;(セミコロン)」で結合します。

複数アドレスの送信の具体的な説明は、以下の記事を参考にしてください。

参考ページ：PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法

コネクタ4(メールの送信(V2))：同左

4つ目のコネクタは、「メールの送信(V2)」です。

このコネクタでは、リマインド先のアドレスに対してリマインドを送ります。

「コネクタ3で作成した複数アドレスの文字列」を「宛先」に入れて、あとはリマインドの文章を送るだけです。

実行結果

今回のフローの実行結果は以下の通りです。

全て正常に終了していることがわかります。

個人的に確認したいコネクタだけ細かくみます。

コネクタ1で情報を以下のように抽出しています。

「出力」の「クリックしてダウンロードします」を押下すると、出力結果があるので、今回は割愛しますが、ここでちゃんと無回答者だけ抽出していることを確認できます。

フィルタークエリで「and」を用いて、Excelテーブルの複数条件抽出を試みたのですが、「「and」は使っちゃダメです！！」というエラーメッセージが出てきたので、条件とかでやるしかないみたいです。

それについては、記事をまた作りたいと思います。

次は、コネクタ4のメールの送信です。

宛先にちゃんと複数アドレスが入っていて、正常終了していることがわかります。

そして、送信先でちゃんと受け取れているかも確認しました。

Gmailの方ですが、ちゃんと受信していることがわかります。

補足情報　今回のフローの想定用途

今回のフローの想定用途は、Excelテーブルでアンケートの回答の管理をしていた時に、無回答者にだけ一気にメールを送りたい時です。

個人的にはExcelテーブルで課題表を管理していて、完了のもの以外を送信する時にも使えるのではないかなと考えています。

また、それは記事にしていきたいと思います。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はPowerAutomateのExcelテーブルを用いて無回答者にリマインドする方法を説明しました。

今回のフローの想定用途は、Excelテーブルでアンケートの回答の管理をしていた時に、無回答者にだけ一気にメールを送りたい時です。

個人的にはExcelテーブルで課題表を管理していて、完了のもの以外を送信する時にも使えるのではないかなと考えています。

回答メールをもらったら、列「回答有無」を「有」に更新するフローもできれば、だいぶ手作業は減るのではないのかなと思っています。

更新のフローは以下の記事を参考にしてください。

参考ページ：PowerAutomateでExcelテーブルの行を更新する方法

ただ、メールの文章は常にメンテナンスする必要はあるかもしれませんが。。。

最後まで読んでいただきありがとうございます。