【業務効率向上】Microsoft365のFormsで回答を確認する方法

はじめに

本記事の対象者

• Microsoft365のFormsで回答を確認する方法がよくわからない。

記事の目的

• Microsoft365のFormsで回答を確認する方法を知る

Microsoft365のFormsで回答一覧の確認方法について

Microsoft365のFormsでは、いろいろなアンケートやクイズのような誰かに意見・回答をもらうのに非常に効率的なツールにです。

基本的なアンケートの取り方については、下の記事を参考にしてみてください！！

参考ページ：【業務効率向上】Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方

今回は、アンケートの回答してもらった後の回答一覧の確認方法について説明をします。

Microsoft365のFormsのアンケート回答を確認する「応答」について

Microsoft365のFormsでは、作成したアンケートに対し回答者が回答をするとForms上で回答内容を確認することができます。

回答内容の内容はタグ「質問」の右横にあるタグ「応答」から確認することができます。

実際にタグ「応答」の内容は以下の画像の通りです。

項目としては9つあります。

番号を割り振ったので、各項目について表にまとめてみました。

上記の9つが回答一覧を確認する項目になります。

Formsのアンケートにおける回答要約の確認項目について

ここでは、先ほど表にした回答一覧の中で確認する項目の説明をしていきます。

Formsの回答の確認項目①：応答

①の「応答」は、対象のアンケートへの総回答数が表示されます。

そのため、この項目からどの程度回答をもらっているかなどの進捗を確認することができます。

Formsの回答の確認項目②：完了するのにかかった平均時間

②の「完了するのにかかった平均時間」は、回答済みのアンケートで、回答者がすべての質問を回答するまでにかかった平均時間を表しています。

もし、４人の回答者がすでに回答していた場合は、下のようになります。

特段利用用途は思いつかないのですが、確認することができます！！！

Formsの回答の確認項目③：状態

③の「状態」は、対象アンケートの回答が、回答者に公開しているかどうかのステータスを表示されます。

• 状態が「アクティブ」の場合は、アンケートの回答が可能な状態になります。
• 状態が「終了済み」の場合は、アンケートの回答不可能な状態になります。

対象の回答アンケートの状態が、自分の想定と異なっている場合は、回答の開始日などを確認してみてください。

回答の開始日等の詳細な「設定」の操作については以下の記事を参考にしていただければと思います。

参考ページ：Microsoft365のFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方について

Formsの回答の確認項目④：結果の表示

④の「結果の表示」は、各回答者の回答内容を確認可能することができます。

具体的には、上記の画面の通り「結果の表示」のボタンを押下後、各回答者の回答内容を確認する画面に移動します。

各回答内容の中で、「回答の削除」「回答の印刷」の2つの操作があります。

そのボタンが以下の画像の通りです。

• 変な回答や不要な回答がある場合は、「回答の削除」から対象回答の削除ができます。
• 印刷をしたい場合は、「回答の印刷」から対象回答の印刷できます。

基本的に気になっている回答者の回答内容を個別に確認することができるので、ぜひご活用ください！

Formsの回答の確認項目⑤：Excelで開く

⑤の「Excelで開く」は、各回答者の回答内容を、表としてExcelで出力・確認できます。

上の画像から分かる通り、「Excelで開く」を押下することでダウロードしたファイルでは、回答の開始時刻などの情報や各質問の回答内容があることがわかります。

自分で集計をカスタマイズしたい場合は、Excelを直接ダウンロードして編集すると便利ですので、ぜひ活用してみてください！！！

Formsの回答の確認項目⑥：すべての回答を削除

⑥の「すべての回答を削除」は、①の「応答」で確認出来る総回答数のアンケートの結果をすべて削除することができます。

再度しきり直す時に使うものだとは思うのですが、あまり使うことがないものかなと思っています。

Formsの回答の確認項目⑦：要約の印刷

⑦の「要約の印刷」は、タグ「応答」で表示されている回答内容の要約画面を印刷します。

そのため、上の画面の内容をそのまま印刷することができますので、誰かと共有したい場合に使用できる機能だと思います。

Formsの回答の確認項目⑧：概要リンクを作成

⑧の「概要リンクを作成」は、回答者へアンケートの集計概要を共有するためのリンクを作成・コピーすることができます。

「概要リンクを作成」を押下後の主な流れは以下のようになります。

アンケートの収集方法が匿名でない場合でも、「概要リンクの作成」で確認出来る結果は、個人名がわからないように回答者たちに表示・共有されます。

自分の場合は、「取り急ぎ、共有する時」に使用しています。

Formsの回答の確認項目⑨：各質問の要約

⑨の「各質問の要約」は、回答内容の集計・要約されたものを表示しています。

各質問ごとに表示が異なるので、それは別途記事にするため、割愛します。

また、アンケート作成時の各質問の設定方法については、以下の記事を参考にしていただけると幸いです。

参考ページ：Microsoft365のFormsにある各質問の設定・使い方について

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はMicrosoft365のFormsで回答を確認する方法について説明しました。

回答一覧の確認項目については以下の9つあり、それぞれに出来ることが異なるので、今回の記事を参考活用いただければと思います。

集計が半自動的に出来るため、非常に便利です！

ぜひ、自分が質問を収集しやすいように設定してみてください！！！

最後まで読んでいただきありがとうございます。