はじめに
本記事の対象者
- Power Automateでoutlookの連絡先フォルダから連絡先を抽出したい人
- 簡易的なメーリングリストを作成したい人
本記事の目的
- Power Automateでoutlookの連絡先フォルダから連絡先を抽出する方法を知る。
- アクション「複数の連絡先の取得」の使い方を知る。
- 簡易的なメーリングリストを作成する方法を知る。
PowerAutomateとoutlookの連絡先フォルダで簡易メーリングリストを作成する方法
2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。
自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！
今回の紹介するフロー
今回は、Outlookの「連絡先フォルダ」を使用した簡易的なメーリングリストの作成方法を説明します。
下のフローが今回作成するものです。
今回のフローにおける仕様のコメント
今回の仕様としては、任意の宛先に届いたメールを指定の「連絡先フォルダ」の宛先に転送するというものです。
一連の流れを下に書きます。
- 任意のメールアドレスの新着メールを取得
- outlookの指定した「連絡先フォルダ」から複数の連絡先を取得
- 複数の連絡先の文字列を作成
- アクション「メールの転送」でNo3の複数の連絡先に転送する
PowerAutomateとoutlookの連絡先フォルダで簡易メーリングリストを作成する方法説明
まずはトリガーから説明していきます。
トリガー(新しいメールが届いた時(V2))：同左
トリガーは、「新しいメールが届いた時(V2)」です。
このコネクタでは、任意のアカウントの受信トレイ(Inbox)に新着メールが来たら、そのメール情報を取得します。
とりあえず、新着メールを取得することが目的なので、これ以上の説明はないです。
コネクタ1(複数の連絡先の取得)：同左
1つ目のコネクタは、「複数の連絡先の取得」です。
このコネクタでは、outlookに存在する「連絡先フォルダ」である「複数メーリングリスト」の情報を取得します。
コネクタ1の設定値については、表にまとめておきます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | フォルダーID | 複数メーリングリスト |
メーリングリストにしたい連絡先がある「連絡先フォルダ」の名前を指定してください。 |
1つしか項目をいじらないので、拍子抜けするかもしれませんが、こんな感じです。
また、複数の連絡先の情報源としては、SharePointリストやExcelのテーブルも使えます。
Excelのテーブルで複数の連絡先を作るのは、以下の記事を参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法
コネクタ2(変数を初期化する)：同左
2つ目のコネクタは、「変数を初期化する」です。
このコネクタでは、複数の宛先の文字列を格納するための変数を定義します。
以下に書く項目の設定を書きます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | 複数アドレス |
好きな名前でいいです。 |
| 2 | 種類 | 文字列 |
|
| 3 | 値 |
ブランクです。 |
特段設定みたいなものがあるわけではないので、そのまま次の説明に行きます。
コネクタ3(Apply to each)：同左
3つ目のコネクタは、「Apply to each」です。
このコネクタでは、連絡先フォルダにある複数の連絡先を結合していき文字列を作成します。
大きく分けて、上部「Jsonの解析」と下部「文字列変数に追加」の二つになります。
上部「Jsonの解析」の説明
Jsonの解析では、連絡先情報の中で電子メールの情報のみ抽出する必要があるため、Json形式になっている連絡先情報を解析・分解します。
コンテンツの指定と、スキーマの定義をするのですが、詳しい説明は以下の記事を参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateのアクション「JSONの解析」の使い方
下部「文字列変数に追加」の説明
下部は以下の部分になります。
ここでは、「Jsonの解析」で取得できた電子メール(Address)を「;」でつなぐように文字列を追加していきます。
その詳しい説明は、先ほどもご紹介した以下の記事を参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法
コネクタ4(メールの転送)：同左
4つ目のコネクタは、「メールの転送」です。
このコネクタでは、トリガーで取得したメール情報とコネクタ3までに作成した複数アドレスを元に、新着メールの情報を複数人に転送します。
コネクタ4の設定値を表にまとめます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | メッセージID | トリガーのメッセージID | トリガーのメッセージIDであれば、新着メールの一意のIDになります。 |
| 2 | 宛先 | コネクタ3までに作成した変数「複数アドレス」 | |
| 3 | コメント | テストコメント |
|
コネクタ4までくれば、あとは作成した値を設定するだけです。
お疲れ様です！では、次にテストを実施したいと思います！
実行結果
今回のフローを実行すると、以下のようになりました。
正常に終了していることがわかります。
それでは、メールが届いているのかを確認してみましょう。
今回の送ったメールが下のものになります。
簡易メーリングリストのテストをするためなので、上のような内容で送ってみました！
で、今回メーリングリストとして、使いたい「連絡先フォルダ」が下のようになります。
「フォルダー」内に「複数メーリングリスト」の連絡先フォルダがあることがわかり、その中にも3つ連絡先があることがわかります。
実際に転送されたメールが下のようになります。
ちゃんと、「TO」に３つのアドレスが入っていることが見て取れます。(高さ的に3つあることがあることがわかると思います(笑))
それとコネクタ4で設定したコメントである「テストコメント」が入っていることもわかります。
これで、ちゃんと実装できたことがわかります。
ただ、最後に注意点ですが、メーリングリストにトリガーの新着メールを受け取るアドレスを入れるとループするので気をつけて下さい。
ループと言っているのは、
新着メール受信→転送→転送を新着メールとして受信→転送→転送を新着メールとして受信→‥
自分はこれで以上にメールが来ていることに気づきすぐにフローをオフにしました。危ない。。
補足情報 今回のフローの想定用途
今回のフローの想定用途は、新着メールを業務IDまたは共有メールボックスで受信をしたものをPowerAutomateで転送し、簡易的なメーリングリストにすることです。
個人的には、トリガーをいろんなものがあるので、Teamsの投稿やExcelテーブルの更新などもメーリングリストの宛先で展開することもできると考えています。
なんて、汎用的なんでしょうか。
まとめ
まとめに入ります。
業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はPowerAutomateとoutlookの連絡先フォルダで簡易メーリングリストを作成する方法を説明しました。
今回のフローの想定用途は、新着メールを業務IDまたは共有メールボックスで受信をしたものをPowerAutomateで転送し、簡易的なメーリングリストにすることです。
個人的には、トリガーをいろんなものがあるので、Teamsの投稿やExcelテーブルの更新などもメーリングリストの宛先で展開することもできると考えています。
このメーリングリストであれば、PowerAutomateのフロー上の宛先をいじらずとも、連絡先フォルダだけをいじればメーリングリストの改廃ができるので、メンテもしやすいです。
まぁ、ExcelテーブルやSharePointリストでもできますが、そこはやりやすいようにしてください！
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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