【業務効率向上】Microsoft365のFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方について

はじめに

本記事の対象者

• Microsoft365のFormsの詳細な「設定」の使い方がよくわからない。

記事の目的

• Microsoft365のFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方が分かるようにする。
  　(例：開始日、終了日、各回答のメール通知等)

Microsoft365のFormsにある詳細な「設定」の説明

Microsoft365のFormsでは、いろいろなアンケートやクイズのような誰かに意見・回答をもらうのに非常に効率的なツールにです。

基本的なアンケートの取り方については、下の記事を参考にしてみてください！！

参考ページ：【業務効率向上】Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方

今回は、アンケートの細かい「設定」の使い方について説明をします。

Microsoft365のFormsのアンケートにある詳細な「設定」について

Microsoft365のFormsでは、作成したアンケートに対して詳細な「設定」をすることができます。

具体的には以下の7つのことを指しています。

詳細な「設定」を表にまとめてみました。

文字だけだと分かり難いと思うので、後ほど画像を交えて説明します。

これから、画像を交えて説明をしていきます。

Formsのアンケートの詳細な「設定」の使い方

Formsの設定①：回答を受け付ける

①の「回答を受け付ける」は、対象アンケートの回答を受け付けるかどうかの設定をします。

「回答を受け付けない」場合は、チェックを外して、回答者がアンケートに回答できなくします。

実際にその設定すると以下の通りになります。

「受信者へのメッセージ」は自由にカスタマイズできるので、ぜひ入れたいメッセージを入れてください。

ちなみに、上のメッセージの場合は、回答者がアンケートに回答しようとすると以下のように表示されます。

なので、一時的に回答を受け付けたくないというときは、「回答を受け付ける」の設定をオフにしてください。

Formsの設定②：開始日

②の「開始日」は、アンケートに回答できる期間の開始日を指定します。

そのため、開始日よりも前に回答者がアンケートを回答しようとすると、以下のメッセージが出てきます。

利用用途としては、アンケートは作成して、アンケートのリンクを送付し終えたけど、まだ回答を収集したくない時に使います。

Formsの設定③：終了日

③の「終了日」は、②の「開始日」と同様にアンケートに回答できる期間の終了日を指定します。

そのため、「開始日」でも触れた期間外の部分で回答者がアンケートを回答しようとすると、「このフォームの回答は現在収集していません。」と表示されます。

Formsの設定④：質問をシャッフル

④の「質問をシャフル」は、通常のアンケートではなくクイズの形式の際に使用するものなので、割愛いたします。

Formsの設定⑤：各回答のメール通知

⑤の「各回答のメール通知」は、対象アンケートに対して回答者が回答後に、アンケート作成者へ連絡を受信するようにする設定です。

ちょっとわかりにくいと思うので、少し流れを説明しますと、以下のようにアンケートを回答者が回答したとします。

そして、その後質問者のoutlookに以下のようにメールが届きます。

上のように、任意の１人の回答者が回答しましたよというメールが届いていることがわかります。

１人に１メールくるので、回答者が100人とか多い場合は、設定しないほうがいいと思います。

一気にメールが来て、メールボックスがもうすごいことになったので気をつけて下さい。。。

Formsの設定⑥：進捗状況バーの表示

⑥の「進行状況バーの表示」は、複数セクションがある場合、セクションの進捗度を表すプログレスバーが表示されます。

セクションについては、以下の記事で触れているので、参考にしてください。

参考ページ：【業務効率向上】Microsoft365のFormsにある各質問の設定・使い方について

具体的にどんな進捗状況バーが出るかというと、以下のように表示されます。

今回の画像では、4つのセクションを作ってみて表示をしてみました。

そのため、1つ目のセクション上だと「1/4」と表示されていることがわかります。

Formsの設定⑦：お礼のメッセージをカスタマイズ

⑦の「お礼のメッセージをカスタマイズ」は、回答者が対象アンケートに回答いただいた後のメッセージをカスタマイズすることができます。

上のメッセージを設定して、回答者が対象アンケートを回答すると以下のように表示されます。

もし、特別伝えたいメッセージがあるのであれば、ここに入れてみてもいいと思います。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方について説明しました。

詳細な「設定」の種類としては以下の7つあり、それぞれに特徴があるので、それを把握した上で使っていただければと思います。

回答期間の調整や、回答者へのメッセージのカスタマイズが主な感じです。

ぜひ、自分が質問を収集しやすいように設定してみてください！！！

最後まで読んでいただきありがとうございます。