【業務効率向上】PowerAutomateでボタン１つでoutlookのスケジュールに予定を入れる

はじめに

本記事の対象者

• Power Automateのスマホアプリ版のボタンから何かやってみたい人
• 休みの日などの予定をスマホからボタンを押すだけで、入れられるようにしたい！

本記事の目的

• スマホアプリ版PowerAutomateのボタンを一押しすると、休暇の予定がoutlookに入れられる。

Power Automateのスマホアプリ版のボタンでoutlookのイベント作成

2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。

自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！

今回の紹介するフロー

今回は、下の画像のようにPower Automateのスマホアプリ版のボタンをトリガーとして、outlookに押下した日にイベントを入れます。

本フローの想定用途

想定用途は、「急に当日体調が悪くなって、上司に休みであることを伝えた後に、関係者にわかるようにoutlookに休みであるイベントをボタンひとつで登録できるようにする」です。

今回フローの各コネクタの設定値について

トリガー(手動でフローをトリガーします)：同左

トリガーは、「手動でフローをトリガーします」です。

このコネクタでは、スマホアプリ版Power Automateのボタンを押下すると処理が走るようにするトリガーです。

具体的には以下のようなボタンになります。

設定値はないので、特にないです。

コネクタ1(現在の時刻)：同左

一つ目のコネクタは、「現在の時刻」です。

このコネクタでは、現在の時刻を取得します。

コネクタ2(タイムゾーンの変換)：年月日の取得

2つ目のコネクタは、「タイムゾーンの変換」です。

コネクタ１の現在時間の情報から、「ボタンを押下した当日」の年月日を取得し、フォーマットを整えます。

本当であれば、関数とかを使ってできると思うのですが、無料版だから？かわからないのですけど、設定値が保存されないので、このコネクタを入れました。

設定を表にまとめます。

タイムゾーンの設定は変換元も変換先も日本にしています。

コネクタ「タイムゾーンの変換」単体については、以下のページを参考にしてください。

参考ページ：【業務効率向上】PowerAutomateでコネクタ「タイムゾーンの変換」を使用した日本時間へ変換する方法

コネクタ3(タイムゾーンの変換)：開始時間の定義

3つ目のコネクタは、「タイムゾーンの変換」です。

このコネクタは、ボタンを押下した日の始業時間をセットして、世界共通の並べ替え可能な日時パターンに変換します。

 

世界共通の並べ替え可能な日時パターンにしている理由は、確かoutlookのイベントを設定するときに、このフォーマットでできたためです。

コネクタ4(タイムゾーンの変換)：終了時間の定義

4つ目のコネクタは、「タイムゾーンの変換」です。

このコネクタは、ボタンを押下した日の定時時間をセットして、世界共通の並べ替え可能な日時パターンに変換します。

 

基準時間以外は、始業時間の設定と変わらないので、割愛します。

コネクタ5(イベントを作成する(V3))：同左

5つ目のコネクタは、「イベントを作成する(V3))です。

このコネクタは、コネクタ3,4で設定した始業時間と定時を指定して、自分のスケジュールに予定します。

 

イベントを作るだけですので、今までの情報をそのまま入力してあげればいいはず。。。

1個難点があり、年月日と時間はあっているはずなのですが、そのままだと8時間くらいずれます。

今回は調整するのに、タイムゾーンで調整しちゃいました。

関数であれば、addHours関数を利用すれば解決できるので、別記事で書きます。

コネクタ「イベントを作成する(V3)」については、オプションでいろいろあるので、試してみると楽しいかもしれません！！

実行結果

今回のフローを実行してみたところ、下のように全て正常終了しました。

それでは、outlookのスケジュールを確認してみます。

outlookのスケジュールに件名「休みます！！！」が入っていることがわかります！！

補足情報　他に付け加えるとするならば

今回のフローの想定用途は、ボタンを押下してoutlookの予定表にイベントを入れるだけです。

他に機能拡張するなら、下の感じかなと思っています。

• 時間を入力ごとに調整する
• 上司への承認も入れる
• 何かのリマインダとして入れる
• 休日以外の予定を入れる

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はスマホアプリ版のPower Automateのボタンからイベントを作成する方法について説明しました。

上司には電話で連絡したし、その他の人は予定表で自分が休日になったことを知ってほしいといった際にボタンひとつで設定できるので非常に便利です！！！

今回のは基本的な感じなので、各用途によって機能拡張すればいいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございます。