はじめに
本記事の対象者
- 関係者に不在日の予定をメールで連絡するのが面倒くさい人
- outlookに登録した自分の予定不在日を表で確認したい人
本記事の目的
- Power Automateで、件名が「●」で始まるoutlookのイベントを抽出して、関係者に通知するフローの作成方法を知る
- 無料版のアカウントで作成してみる！
【Power Automate】
outlookに入れた不在イベントを関係者にメールするフローの作成方法
2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。
自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！
outlookに入れた不在イベントを関係者にメールするフローの全体像について
今回紹介するフローは、あるタイミングで、自分がoutlookに登録している不在日を関係者にメールで連絡できたりします。
また、自分の予定確認用にも使えるものなので、そういう面でも便利だと思います。
Power Automateのoutlookに入れた不在イベントを関係者にメールするフローを下に画像で貼ります。
本フローの特徴はhtmlの表を変数で作って、メールに貼り付けて送るところです。
実行して送られるメールは下の感じです。
結構、観やすい表を作るのに、htmlの表は汎用性が高いので、便利です！
それでは、全体フローの各コネクタについて次の章から説明していきます。
不在イベントを関係者にメールするフローの各コネクタの設定値について
不在イベントを関係者にメールするフローのトリガー
トリガーは、スケジュールの繰り返しです。
個人的には、週の初め（月曜日など）に一度に関係者に展開できればいいと思います。
そのため、以下の設定をオススメします。
| No | 設定項目名 | 設定値 |
|---|---|---|
| 1 | 間隔 | 1 |
| 2 | 頻度 | 週 |
コネクタ１(変数を初期化する)：表のタグを作成
一つ目のコネクタは、「変数を初期化する」です。
このコネクタでは、htmlの表の一番最初の行として以下の値を初期設定します。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | Table | わかりやすいのであれば、なんでもいいです。 |
| 2 | 種類 | 文字列 | |
| 3 | 値 | <table border=”1″> |
htmlの表の全体のコードは、以下の記事の「【PowerAutomate】アクション「変数を初期化する」の文字列使い方」に記載があるので、参考にしていただければと思います。
参考ページ：「【業務効率向上】PowerAutomate のコネクタ「変数」の使い方」
コネクタ２(文字列変数に追加)： 表のヘッダを追加
2つ目のコネクタは、文字列変数に追加です。
このコネクタでは、htmlの表のヘッダ行にあたる記述の値を文字列として追加します。
設定値は画像の通り、以下のものになります。
| No |
設定 項目名 |
設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | Table | コネクタ１で設定した名前 |
| 2 | 値 | <tr bgcolor =”#999999″> <th valign = “middle” align=”center”>日時</th> <th valign = “middle” align=”center”>イベント</th> <th valign = “middle” align=”center”>場所</th> </tr> |
ヘッダのカラーは、好みの色にしてください。 |
表のデザインの考え方などは、以下のサイトや本で学んだので念のため載せておきます。
参考HP：「基礎編総集 – 見やすく美しいパワーポイントを作るための基礎、そのすべてを一つにまとめました」
コネクタ3(イベントの取得する(V3))：outlookのイベントを抽出
３つ目のコネクタは、イベントの取得する(V3)です。
このコネクタでは、その名の通りoutlookのカレンダーからイベントの情報を取得します。
設定値は、取得対象のカレンダーの予定表IDです。
候補で出てくるものの中で、自分の予定表IDを探して設定してください。
もし、今週以降で不在なものだけを抽出して報告したい場合は、ODataフィルタを使用した期間指定の方法があるので、以下のページを参考にしてみてください！！
参考ページ：【業務効率向上】【OData】PowerAutomateでOutlookのイベントを期間指定して抽出
コネクタ4(コントロールの条件)：イベントが●で始まるものを抽出
4つ目のコネクタは、コントロールの条件です。
このコネクタでは、outlookのカレンダーのイベントで、件名が「●」で始まるものかを判定します。
設定値は画像の通り、以下のものになります。
| No |
設定 項目名 |
設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 以前の手順から出力を選択 | コネクタ3の「value」 | |
| 2 | 条件 |
「件名」で 「●」「から始まる」イベント |
自分の不在日のイベント作成では、 outlookのイベント件名の先頭に「●」をつけています。 ここは好みになると思うので、自分のマイルールを作ってください。 |
No2の備考にも、長々と書いてしまったのですが、要は下の画像のように予定を作っています。
みなさんもマイルールを作って、抽出できるようにしてみてください！
コネクタ4−１(文字列変数に追加)：●で始まるイベントを表に追加
5つ目のコネクタは、文字列変数に追加です。
このコネクタでは、htmlの表のボディにあたる記述の値を文字列として追加します。
設定値は画像の通り、設定値は以下のものになります。
| No |
設定 項目名 |
設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | Table | コネクタ１で設定した名前 |
| 2 | 値 | <tr> <td>日付(別記事)</td> <td>コネクタ３の「件名」</td> <td>コネクタ３の「場所」</td> </tr> |
動的なコンテンツで候補である「件名」「場所」を選択 |
日時は、コネクタ３の日付を入れようとすると、日本時間ではなかったり、見づらいフォーマットになっていたりします。
そのため、時間調整の仕方やフォーマットを変換する方法を別記事にして説明しているので、以下のページを参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateのaddHours関数で時間を操作する方法
参考ページ：PowerAutomateでコネクタ「タイムゾーンの変換」を使用した日本時間へ変換する方法
コネクタ5(変数の設定)：表の終了タグを追加
6つ目のコネクタは、文字列変数に追加です。
このコネクタでは、htmlの表の終了行にあたる記述の値を文字列として追加します。
設定値は画像の通り、設定値は以下のものになります。
| No |
設定項目名 |
設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | Table | コネクタ１で設定した名前 |
| 2 | 値 | </table> |
コネクタ6(メールの送信(V2))：関係者に不在日メールを送信
7つ目のコネクタは、メールの送信(V2)です。
※Microsoft 365のoutlookの場合は名前が違うかもしれません。
このコネクタでは、関係者に不在日の一覧化した表をメールで送信します。
設定値は画像の通り、設定値は以下のものになります。
| No |
設定項目名 |
設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 宛先 | 関係者のメールアドレス | 複数宛先がある場合は、”;”で区切る。 |
| 2 | 件名 | スケジュール表送付テスト | |
| 3 | 本文 |
テスト様
テストテスト コネクタ１の変数
よろしくお願いいたします。 |
最後のコネクタでついに、メールを送ります。
コネクタ１の文字列変数「Table」に表が作成されているので、上記のようにあとは貼り付けるだけです。
PowerAutomateで関係者に不在日の予定をメールで連絡するフローを実行してみる
今回作成したPower Automateのフローを実行してみるとどうなるのかをやってみます。
まずは、情報元のスケジュールは以下のようになります。
テスト１とテスト２が「●」から始まっていることがわかります。
それでは、テスト実行を押してみます。
上記のように、送られてきたメールに表がちゃんとできていることがわかります。
まとめ
まとめに入ります。
業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はoutlookに入れた不在イベントを関係者にメールするフローを説明しました。
フローの概要は以下の画像です。
不在日の報告が面倒くさい人や自分の不在日を確認したい人にはいいフローです！
ぜひ、作成見ていただいて、今回のフローが役に立つのであれば幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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