１．はじめに
１．１ 本記事の対象者
- outlookで定型文を毎回毎回入力するのが億劫な人
１．２ 本記事の目的
- outlookの機能を用いて、定型文を瞬時で出すことができるようにする。
２．outlookで定型文を登録する
２．１．outlookに定型文出力する機能について
outlookには単語登録では対応できない長文の定型文を瞬時に呼び出せるクイックパーツ機能があります。
例えばですが、自分が設定しているものだと、打ち合わせ設定の定型文です。
各位
いつもお世話になっております。＊＊です。
題記の件、XXXXXの場を設定させていただきます。
お忙しい中恐れ入りますが、ご参加の程よろしくお願いいたします。
ご都合が悪い場合は、小職にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
上記のような定型文を毎回入力すると、定型文だとしても思い出すのにも時間がかかりますし、打つ時の時間とエネルギーももったいないので、非常に有用だと思っています。
今回の記事では、そのクイックパーツ機能について紹介します。
２．２．outlookのクイックパーツ機能の実践方法
早速なのですが、クイックパーツ機能の実践方法を記載していきます。
実践方法では、「定型文の登録方法」と「定型文の呼び出し方法」に分けて説明します。
ちなみにクイックパーツ機能は、「新しいoutlook」では提供されていない機能のため、「従来のoutlook」を利用する際に使えるみたいです。
２．２．１．定型文の登録方法
２．２．１．１．outlookを起動
通常通りに、outlookを起動します。
２．２．１．２．「新しいメール」のウィンドウを起動
outlook起動後に「新しいメール」を押下して、ウィンドウを起動します。
２．２．１．３．定型文にしたい文章を入力
定型文にしたい文章を入力します。
ここでは、前述した打ち合わせ設定の文章を入力しました。
２．２．１．４．登録したい定型文を選択
クイックパーツ機能に登録したい定型文を選択する。
今回は、定型文しか入力されていないですが、他の人の文章で定型文化したいものがあれば、そこの文章だけを選択する。
２．２．１．５．クイックパーツ機能の登録を呼び出す
クイックパーツ機能の登録を呼び出すために、登録したい文章を選択した上で、「Alt+F3」を押します。
すると以下のように「新しい文章パーツの作成」のウィンドウが表示されます。
２．２．１．６．定型文に名前を付ける
「新しい文章パーツの作成」の項目「名前(N):」に定型文の名前を付けます。
名前を付けるときは、できるだけ短い方がいいです。
理由は後述します。
２．２．１．７．定型文の登録完了
「新しい文章パーツの作成」で「OK」を押下して、定型文の登録を完了させます。
すると下のように、定型文章を選択した状態に戻ります。
２．２．２．定型文の呼び出し方法
続いては、登録した定型文の呼び出し方法です。
ここで紹介する呼び出し方法は２つあります。
項番としては分けず、一連の流れのように記載しますので、そこは悪しからず。
２．２．２．１．定型文の名前を入力
「２．２．１．６．定型文に名前を付ける」で命名した名前を入力して、確定までさせます。
今回では、名前「打ち合わせ設定」としているので、その名前を入力しています。
２．２．２．２．定型文の呼び出し その１
定型文の名前である「打ち合わせ設定」の後ろで、「F3」を押下すると定型文が瞬時に呼び出されます。
呼び出しはこれだけです。
以降の説明は、もう一つの呼び出し方の設定方法と呼び出しまでの手順です。
個人的には定型文の名称を覚えるのがめんどくさいので、以降のやり方でやっています。
２．２．２．３．クイック アクセス ツールバーのユーザ設定
「クイック アクセス ツールバーのユーザ設定」を押下して、「その他のコマンド(M)」を押下します。
「クイック アクセス ツールバーのユーザ設定」という名前はポップアップの表示を見て初めて知りました。
なんか長ような気がしますが、いったん気にせず次に行きます。
２．２．２．４．コマンド選択の選択内容を変更
「コマンド選択(C)：」がデフォルトで「基本的なコマンド」になっているので、その選択内容を変更するために押下します。
２．２．２．５．コマンド選択で「[挿入]タブ」を選択
「コマンド選択(C)：」で「[挿入]タブ」を選択する。
２．２．２．６．クイックパーツ機能をユーザ設定に登録
「[挿入]タブ」にある「クイックパーツ(クイック パーツの表示)」を選択した上で、「追加(A)>>」を押下します。
その後、「クイックパーツ(クイック パーツの表示)」が「クイック アクセス ツールバーのユーザ設定(C)」に追加されていることを確認して「OK」を押下します。
２．２．２．７．「クイックパーツ(クイック パーツの表示)」を表示
「クイック アクセス ツールバーのユーザ設定」の中の「クイックパーツ(クイック パーツの表示)」を押下します。
２．２．２．８．登録した定型文を選択
「クイックパーツ(クイック パーツの表示)」の中に登録した定型文を選択します。
画像では、１つしかないですが、複数の定型文を登録していると、複数のパーツが表示されます。
このパターンであれば、定型文の名前を覚えなくてもいいので、個人的にはこっちの方がいいと思っています。
ただ、定型文が多くなりすぎると前述したように「F3」で呼び出す方がいいのかもしれません。
２．２．２．９．定型文の呼び出し その２
「２．２．２．２．定型文の呼び出し その１」とは異なる呼び出し方ということで、その２の呼び出し結果は以下のようになります。
その１の下に同じ文章が出ていることが分かり、どちらも呼び出せることが確認できます。
説明としては以上です。
３．まとめ
まとめになります。
本記事では、outlookで瞬時に定型文を呼び出せるクイックパーツ機能について説明しました。
個人的に好きな定型文は、別記事にして書いていけたらと思います。
この記事で少しでも業務の効率化に貢献できれば幸いです。
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