１．はじめに
１．１ 本記事の対象者
- Power Automateで「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」するフローを実行したい人
１．２ 本記事の目的
- アクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」の使い方を知る。
２．PowerAutomateのアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」の使い方
2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。
もしよろしければ、確認してみてください！！
２．１ PowerAutomateの「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」の概要
今回は、コネクタ「Share Point」のアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」がメインとなります。
そのため、今回はフローを実行するというよりは、アクションの説明になります。
まず下がコネクタ「Share Point」です。
コネクタ「Share Point」を押下すると、下のアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」が表示されるので、それを押下・選択します。
詳しくは以下で説明していきます。
２．２ PowerAutomateの「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」のフローについて
PowerAutomateのアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」では、指定したユーザにフォルダのアクセス権を付与することができます。
そのため、今回ご紹介するフローの概要図は以下のようになります。
今回は具体例として、新しく作成した「運用」というフォルダを作成し、指定したユーザにフォルダ「運用」のアクセス権を付与するものを紹介します。
今回のフローは、以下のようなフローになります。
具体的な設定値を記載したものはしたものになります。
2つ目のアクションである新しいフォルダの作成については、以下の記事を参考にしてください。
３つ目のアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」の項目については、以下の表にまとめました。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
| 1 | サイトのアドレス | TEST | 使用可能なShare Pointの一覧がプルダウンで表示されるので、対象のサイトを選ぶ。 |
| 2 | リストまたはライブラリ名 | ドキュメント | No1と同様に使用可能な「一覧またはライブラリ」が表示されるので、対象のライブラリを選ぶ。 |
| 3 | ID | 「フォルダのID」 | ２つ目のアクション「新しいフォルダーを作成」からフォルダのIDを引用する。 |
| 4 | 受信者 | XXXXXX.XXXXX@gmail.com | アクセス権を付与したいユーザのアドレスを記載 |
| 5 | ロール | can edit | can edit：編集可、can view:参照可の２つがある。 |
| 6 | メッセージ | 権限付与しました | アクセス権付与後に届くメールの文章を記載 |
| 7 | 受診人への通知 | はい | はい、いいえの２つがある。 |
No4「受信者」は、複数人を指定することもできます。
複数人のアドレスを指定する場合は、アドレスの間に「；」を入れ込むことでアクセス権を複数人に一括で付与できます。
考え方としては、以下のメールを複数人に送る方法と同じなので、以下の記事を参考にしてください。
No6のメッセージは、アクセス権付与後に指定したユーザへ届くメールの文章の入力項目になります。
実際に届くメールの例が以下になります。
アクセス権付与だけなので、特に必要があるかはわからないのですが、こういう項目もあります。
説明は以上になります。
３．まとめ
まとめに入ります。
業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はPowerAutomateのアクション「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」の使い方を説明しました。
使い方としては、Excelにまとめたユーザとフォルダ名一覧を基に、一括でフォルダにユーザのアクセス権を付与するフローを作成することができると思います。
別記事で書けば、リンクを張りたいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございます
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