【業務効率向上】Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方

はじめに

本記事の対象者

• Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方がわからない人

本記事の目的

• Microsoft365のFormsの基本的なアンケートの作り方・使い方をわかるようにする。

Formsの概要

まずはFormsの概要を説明していきます。

Formsとは、Microsoftが提供するMicrosoft365のアプリ群の中の１つのアプリです。

使い方としては、公式ページに以下のように書かれています。

フィードバックを得るためのアンケート、投票、クイズを手軽に作成できます。
出典：Microsoft Forms より良いデータを集めて、より良い意思決定を。

自分もFormsを使っていて、使用するのはイベントの出欠をとるためであったり、イベントのアンケートを収集するために使用しています。

今までだと、メールなどでフォーマットを事前に用意しなければいけなかったり、回答を集計にするのに人手でエクセルシートに移したりと時間がかかっていました。

そのような操作をFormsは最小限の作業でできるようにしてくれるツールになっています。

Formsの基本的なアンケートを作り方

それでは、Formsの基本的な作り方を説明していきます。

Formsのアンケートの作り方1:「新しいフォーム」の画面を表示するまで

まず、以下のようにMicrosoft Formsにサインインします。

サインインした後は、Formsのトップページが表示されます。

画面に「新しいフォーム」、「新しいクイズ」や「動物クイズ(自動採点あり)」などがあります。

今回は、「新しいフォーム」でのアンケートの作り方を説明していくので、「新しいフォーム」を押下します。

押下した後に、アンケートの作成する以下の画面が表示されます。

何も設定されていないため、「何、この画面・・・。」となると思うので、数字を振って説明していきこうかと思いますが、一旦ここで表にまとめます。

今回の基本的なアンケートの作り方の説明では、①、③、④、⑤について触れていきます。

Formsのアンケート作り方２：①質問作成の画面

質問作成画面では、アンケートを作るにあたっては、「③アンケートのタイトル」と「④アンケートの質問作成箇所」しか基本的に使いません。

「②質問回答内容の画面」や「⑦アンケートの詳細設定」については、また別記事でご説明したいと思います。

Formsのアンケート作り方３：③アンケートのタイトル

「③アンケートのタイトル」では、アンケートの顔とも言えるタイトルを設定します。

具体的に設定中の画面は以下のようになっています。

タイトルと言っても、細かくいうと３つの設定ができます。

1. アンケートのタイトル
2. アンケートの概要説明文
3. アンケートのイメージ(画像)

実際に入力後はしたみたいになります。※画像は設定していません。

先ほども書きましたけど、ここがアンケートの顔なので、ちゃんと書けるといいと思います！

Formsのアンケート作り方４：④アンケートの質問作成箇所

④アンケートの質問作成箇所では、アンケートで肝となる質問を設定していきます。

選択肢型のアンケートだと下のような感じでせっていることになります。

今回は、簡易的に「あなたが好きな食べ物は以下の中だとなんですか？」という質問に対して、「りんご」、「バナナ」、「その他」という選択肢を用意しました。

回答者にどれか一つ選んでもらうような質問になっています。

もし、複数の選択肢も選択してもらいたい場合は、右下の「複数回答」のチェックを押せば設定できます！

その他にも、画像のような質問形式があるので、いろんなアンケートをとることができます。

各質問項目については、以下の記事で説明しているので、参考にしてください。

参考ページ：【業務効率向上】Microsoft365のFormsにある各質問の設定・使い方について

Formsのアンケート作り方５：⑤アンケートの回答画面表示

続いて、⑤アンケートの回答画面表示については、回答者が実際にどのような画面でアンケートを回答するかを確認するための画面を表示するためのボタンです。

今回の場合で実際に押してみるとしたみたいになります。

右上を確認すると、コンピュータと携帯/タブレットとあるので、各端末での画面表示を確認することができます。

本当に最終確認として使う用途ですね。

一旦アンケートの作り方としては、以上となります。

細かい部分は、また別記事にしたいと思うので、次はアンケートの使い方について説明してきます。

Formsの基本的なアンケートの使い方

Formsのアンケートの使い方とは書きましたが、アンケートをどうやって回答者へ送るのかというぶぶについて基本的な流れを説明します。

まず、「Formsのアンケートの作り方1:「新しいフォーム」の画面を表示するまで」の「⑥アンケート送信の方法確認画面」で説明したボタン「送信」を押下します。

そうすると、上のような表示が出てきます。

左から「リンク」、「QRコード」、「埋め込み」、「メール」になります。

今回のケースでは、「リンク」について説明していきます。

上の画像のように、まず「コピー」のボタンを押すと、アンケートへ接続するためのURLのコピーをします。

それを回答者のメールなどに貼り付けて、あとは送るだけです。簡単！

実際にGmailで貼り付けたのが、下の画像になります。

アンケートの回答者へは、そのままですが以下のように届くので、リンクを押下するとアンケートが表示されます。

表示されるアンケート内容は「Formsのアンケート作り方５：⑤アンケートの回答画面表示」と一緒であること下の画像からわかります。

アンケートに答えて、ボタン「送信」を押下すると「ありがとうございます。」というメッセージが出ます。

この「ありがとうございます。」という文字は、「⑦アンケートの詳細設定」で変更することができます。

「⑦アンケートの詳細設定」ついては、以下の記事を参考にしてください。

参考ページ：Microsoft365のFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方について

今回は以上となります。

ひとまず、基本的なアンケートの作り方及び使い方を説明しました。

まとめ

まとめに入ります。

業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群の中のFormsでアンケートの基本的な作り方及び使い方を説明しました。

基本的にFormsで自分が操作する画面の項目は、下の表のものです。

今回の記事内容が基本的なものなので、まだ細かい部分の説明が必要だと思いますが、あとは慣れ乗っ部分も大きいと思います！

Formsの細かい設定については、以下の記事も参考にしてみてください。

参考ページ１：Microsoft365のFormsにある各質問の設定・使い方について

参考ページ２：Microsoft365のFormsのアンケートにおける詳細な「設定」の使い方について

皆さんも、Formsを使って色々なアンケートをまとめてみてください！

Microsoft365の中でPower Automateを使えば、Formsの情報をSharePointのカスタムリストに書き込んだりなどができます。

もし興味があれば、下のページも参考にしてみていただけると幸いです。

参考ページ：【業務効率向上】PowerAutomateの使い方一覧

最後まで読んでいただきありがとうございます。