【業務効率化】コピー&ペースト後の書式崩れを直すCtrl + Spaceの使い方

仕事
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1.はじめに

1.1 本記事の対象者

  • Outlookで日常的にメールを送っているビジネスパーソン
  • コピー&ペーストを多用していて、書式崩れに悩んでいる方
  • 「Ctrl + Space」の機能を知らない初心者〜中級者の方

1.2 本記事の目的

  • Outlookで発生しやすい書式の乱れを、簡単にリセットする方法(Ctrl + Space)を紹介
  • 読みやすく、整ったビジネスメールを書くための基礎スキルを身につける
  • 書式トラブルのストレスを軽減し、業務効率を向上させる

2.よくある困りごと:「書式の崩れ」

Outlookでメールを作成していると、以下のように意図せず文字の見た目がバラバラになることってありませんか?

ここでは自分の実感で書式が崩れる2つのケースをご紹介します。

2.1.他人のメールの一部を切り取って返信メールを作成すると書式が崩れる

1つ目は、同僚から届いたメールの一部を引用して返信文を作るときに、「ここだけコピペして使おう」と思って貼り付けた瞬間に下のようなことが起こります。

  • 文字のフォントが急に変わる
  • サイズが一部だけ大きくなる
  • 色や背景色が残ってしまう

送信元がWordのようなリッチテキストWebメールだった場合、裏側に細かい書式情報が埋め込まれていて、そのまま引き継がれてしまいます。

2.2.ファイルのリンクを返信メールに貼り付けると書式が崩れる

2つ目は、ファイルやフォルダのリンクを本文に貼り付けたときに、社内サーバーやクラウドの共有リンクを挿入する瞬間に下のようなことが起こります。

  • リンク部分だけ青文字&下線がつく
  • フォントが別物になる
  • 行間が広がる

リンク自体は機能しますが、メール全体のデザインがちぐはぐになり、読み手には「整ってないな」という印象を与えてしまいます。

今回の記事では、こうした書式崩れは、意図せず「見た目のノイズ」を生む原因になるため、次章では、この悩みを一発で解消できるCtrl + Spaceの使い方をご紹介します。

2.3.Ctrl + Spaceの使い方

早速なのですが、Ctrl + Spaceの使い方について説明します。

ここでは、「書式統一の設定手順」と「書式統一の手順」に分けます。

2.2.1.書式統一の設定手順

2.2.1.1.outlookを起動および「ファイル」を押下

outlookを通常どり起動します。

起動後に左上のタブ「ファイル」を押下します。

2.2.1.2.「オプション」を押下

「オプション」を押下します。

2.2.1.3.「メール」を押下

ウィンドウ「Outlookのオプション」の「メール」を押下します。

2.2.1.4.書式設定のウィンドウに移動

ウィンドウ「Outlookのオプション」の「ひな形およびフォント(F)」を押下します。

2.2.1.5.詳細な書式設定のウィンドウに移動

「新しいメッセージ」の書式設定を変更する場合は、「新しいメッセージ」の「文字書式」を押下します。

「返信/転送メッセージ」の書式設定を変更する場合は、「返信及び転送」の「文字書式」を押下します。

2.2.1.6.タブ「フォント」でフォントを設定

タブ「フォント」になっていることを確認します。

今回は、「日本語用のフォント(T)」と「英数字用のフォント(F)」を変更します。

個人的には、日本語用のフォントでは「Meiryo UI」や英数字用のフォントでは「Segae UI」が好きなので、それを設定します。

設定後は、ボタン「OK」を押下します。

2.2.2.書式統一の手順

続いては、書式統一の手順について書いていきます。

2.2.2.1.書式が崩れているメールがある

意図的に書式が崩れているメールを開くことはないと思うので、「ある」と記載しました。

2.2.2.2.書式を統一したい箇所を選択する

書式を統一をしたい部分を選択します。

書式を統一しなくてよい部分があれば、そこは選択しなくてよいです。

選択後は「Ctrl + Space」を押下します。

2.2.2.3.書式が統一されたことを確認

以下の画像のように、「Ctrl + Space」の押下後に書式が統一されたことを確認します。

なんか、文字の背景色は統一されていない?んですよね。多分、設定的に難しいのかもしれません。

説明としては以上です。

4.まとめ

まとめになります。

本記事では、outlookで書式を統一するCtrl + Spaceの使い方について説明しました。

Ctrl + Spaceで、事前に設定した書式で一瞬に統一することができます。

この記事で少しでも業務の効率化に貢献できれば幸いです。

最後まで読んでいただきたいありがとうございます。

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