はじめに
本記事の対象者
outlookで効率よく仕事をしたいと考えていて、「アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した」の感想を知りたい人
本記事の目的
「アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した」で紹介されているショートカットを実際に使ってみてどう思ったのか共有する。
アウトルック最速仕事術のショートカットを実際に使ってみて
半年くらい前に下の画像の「アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した」を購入して実際にどんなことを感じたのかを書いていきます。
どんなことが書かれているのか
全体的に仕事を効率的にするためのショートカットが全般的に書かれています。
その他にも、どのようなフォルダ構成にしたらいいのかなどいろいろ書かれています。
この本を本屋で手に取った時に「確かに、outlookほどみんなに身近で使い方を議論することがないものはないな」と思い、中身を少し読んで使えそうと思って即買いしました。
実際に半年間使ってみて
半年間、本に書かれているショートカットキーなどを使ってみてよかったものを2個挙げます。
1つ目のショートカットキー：Ctrl+スペース
ショートカットキー「Ctrl+スペース」は標準書式に統一するものです。
どんな困った時に役立つのか
メールの返信や転送時にメールをやりとりしている人の文言を引用するためにコピーをすると、相手の書式がそのままになります。
そのため、返信の文章が異なる色やフォントの文字になっていることが多々あり、イラっとすることがあります。
その度に、自分の返信文を全選択してリボン内のフォントや大きさを統一するための動作をして、うんざりすることがあります。
ショートカットを使うとどうなるのか
上のように困った時に、ショートカット「Ctrl+スペース」を使うと、一瞬で自分が設定していた書式に治ります。
そのため、やる動作は「返信文を全選択」＋「Ctrl+スペースを押す」だけになります！！！
これはだいぶ負担が減るので、一旦慣れるとこのショートカットキーなしでは生きられなくなります笑
２つ目のショートカットキー：Alt+F3 クイックパーツへの登録
ショートカットキー「Alt+F3」はクイックパーツへの登録です。
クイックパーツというと聞きなれないと思いますが、単語登録とほとんど同じで自分の登録した定型文を登録して、後でボタンを押せばいつでも呼び出せるものです。
どんな困った時に役立つのか
同じ文言での返信や会議の設定があると思います。
毎回ほとんど変わらない文言を作るので、時間が取られることが苦痛でしょうがなかったです。
ショートカットを使うとどうなるのか
上のように困った時に新しくサラなメールを立ち上げて、ショートカットキーを押せば、定型文が挿入されます。
わかりやすく言うと、署名の呼び出しやすくなった版ですかね。
単語登録との違いは、単語登録の場合は、60文字以内でしか登録できないそうです。
ビジネスで使用するからこその利点
2つ目のショートカットは本当に楽になりました。
具体的には、目上の人に転送したい文章があった際に、空メールでの転送はすごく気が引けたりするので、定型文を呼び出して１０秒ぐらいで送れます。
英語の文章を送る時に定型文章が載っている参考書を買って、とりあえず定型文を登録しておいて、重要なところに集中して文章を作成できたりします。
まとめ
まとめに入ります。だいぶ簡潔に書きましたけど、outlookの効率機な使い方を体型的に学べるすごくいい書籍だと思いました。
本記事の中でも2つ具体的に役に立ったショートカットを書かせていただきましたが、本当にいろんな役に立つショートカットキーが満載でした。
具体的にどの程度自分が効率的になったかを図ったことがないので、数値では言えませんが楽になったのは実感しています。
今度は同筆者の「脱マウス最速仕事術――年間１２０時間の時短を実現した５０のテクニック」購入するので、その感想も書いていきたいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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