はじめに
本記事の対象者
- Power Automateで複数宛先へメールを送信する方法がわからない人
本記事の目的
- Power Automateで複数宛先へメールを送信する方法を知る。
PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法
2021年2月から無料版Power Automateを使って今まで貯めてきたノウハウを解説していきます。
自分のノウハウのまとめは、「【業務効率向上】【備忘】PowerAutomateの使い方一覧」にあります。もしよろしければ確認してみてください！！
今回の紹介するフロー
今回は、PowerAutomateで複数宛先について文字列の変数を用いて送信します。
下のフローが今回作成するものです。
今回のフローにおける仕様のコメント
今回は、Excelテーブルに初めから一覧化されているアドレスを読み込んで、複数宛先を作成して送信します。
一連の流れを下に書きます。
- トリガーによりフローを実行
- Excelテーブルの情報を取得
- 複数宛先を格納するための変数を定義
- 宛先の情報を変数に格納
- outlookで複数宛先に対して連絡
PowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法の詳細な説明
まずはトリガーから説明していきます。
トリガー(手動でフローをトリガーします)：同左
トリガーは、「手動でフローをトリガーします」です。
このコネクタでは、単純にフローを実行するために仮で置いているので、特別な設定はありません。
コネクタ1(表内に存在する行を一覧表示)：同左
1つ目のコネクタは、「表内に存在する行を一覧表示」です。
このコネクタでは、指定のExcelテーブルの全情報を取得します。
コネクタ1の設定値については、表にまとめておきます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | ファイル | /Power%20Automate/テーブルテスト.xlsx |
自分が作ったファイルを指定してください。 |
| 2 | テーブル | アドレス帳 |
テーブル名は下のようにタブ「テーブルデザイン」のプロパティから名前を編集したものを設定してください。
コネクタ2(変数を初期化する)：同左
2つ目のコネクタは、「変数を初期化する」です。
このコネクタでは、複数の宛先を格納するための文字列変数を定義します。
初期設定の値としては、ブランクになります。
コネクタ3(Apply to each)：複数宛先を作成
3つ目のコネクタは、「Apply to each」です。
このコネクタでは、Excelテーブルにあるアドレス一覧の情報を一つずつ抽出して、複数の宛先を１つの文字列として変数に格納します。
ここで言っている「複数の宛先を1つの文字列として変数に格納」というのは、以下のような文字列を作ることを言っています。
今回のポイントであるアドレスの間に「;」を入れるために、「Apply to each」の中の「文字列変数に追加」では、抽出した各アドレスの後ろに「;」を追加していることがわかります。
コネクタ3の「Apply to each」の処理が終わると、複数宛先の文字列が出来ますので、実行結果の際に中身を確認したいと思います。
「Apply to each」の考え方については、以下の記事を参考にしてください。
参考ページ：PowerAutomateのアクション「Apply to each」の使い方
コネクタ4(メールの送信(V2))：同左
4つ目のコネクタは、「メールの送信(V2)」です。
このコネクタでは、コネクタ3で作った複数宛先へメールを飛ばすことができます。
コネクタ4の設定値を表にまとめます。
| No | 設定項目名 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 宛先 | コネクタ3の値 | 値は、コネクタ3の説明を確認してください。 |
| 2 | 件名 | テスト | |
| 3 | 本文 | テスト本文 |
|
ほんとんどのキモが、コネクタ３に詰まっていると言っても過言ではないです。
とりあえず、フローの詳細説明は以上です。
実行結果
今回、フローの実行するにあたり、アドレス一覧となっているExcelテーブルの内容は以下の通りになります。
AさんとBさんとCさんのアドレスがあることがわかります。
D列「アドレス」の情報がある全員へ一つのメールを送ります。
それでは、フローを実行してみます。
正常に処理が完了していることがわかります。
特に気になるコネクタ4「メールの送信(V2)」について、実行結果を確認します。
宛先にコネクタ3で説明した時の文字列が設定されていることがわかります。
では、これが実際に受信できているかを確認すると
上記のように、メールを受信できていることがわかります。
補足情報 今回のフローの想定用途
今回のフローの想定用途は、クラウド(Excelテーブル、SharePointリスト)上にあるアドレス一覧の情報を基に複数の宛先に一斉送信することです。
Formsで回答がない人の一覧を作っておいて、リマインドをかけるときに回答ない人だけ送信することなどが挙げられると考えています。
アドレス一覧の情報元は、クラウド以外だとoutlookの連絡先フォルダの連絡先一覧も考えられます。
そこらへんも使えると便利なので、記事にできたらします。
まとめ
まとめに入ります。
業務効率を上げるために提供されているMicrosoft365のツール群で、今回はPowerAutomateで複数宛先にメールを送信する方法を説明しました。
今回のフローの想定用途は、クラウド(Excelテーブル、SharePointリスト)上やoutlookの連絡先フォルダにあるアドレス一覧の情報を基に複数の宛先に一斉送信することです。
outlookの連絡先フォルダを用いた一斉送信の方法は、以下の記事を参考にしてください！
参考ページ：PowerAutomateとoutlookの連絡先フォルダで簡易メーリングリストを作成する方法
ぜひ、一斉送信したいメールがある場合は、参考にしてみてください！
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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